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关于做好2021年档案归档工作的通知

( 来源:档案馆 发布者:tsg 发布日期:2021年03月31日 )

校属各单位:

根据《高等学校档案工作规范》、《华北水利水电大学档案管理办法》的相关要求,2021年档案归档工作即日起开始。为做好学校归档工作,现将有关事项通知如下:

  一、时间安排

档案归档时间为2021年4月1日至6月30日。

  二、归档范围和归档要求

  (一)归档范围

2020年1月1日至2020年12月31日期间,学校党群、行政、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、财会、基建等各项工作和活动中产生的具有保存价值的文件材料、图表、照片、声像、实物、荣誉等各种不同形式的载体材料均属归档范围,都应归档。具体归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、省档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

 (二)归档要求

  1.保证归档文件材料收集完整齐全,兼职档案员在整理过程中要逐件检查,确保文件材料的原件归档,杜绝使用复印件。

  2.文件材料以件为单位装订,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏,不要缺项、漏项。

3.归档文件要打印《归档文件目录》和《档案移交目录》,各一式两份,将文件材料按顺序排列清楚,要求归档文件目录和纸质归档材料顺序内容一致。在移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子版《归档文件目录》。文件材料移交时严格履行交接手续,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

各归档部门请组织本单位人员,认真梳理本单位在各项工作中形成并办理完毕的文件、材料,将其中有凭证作用、有保存价值的材料交本单位兼职档案员。兼职档案员参照《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》中本单位归档范围认真收集文件材料。各单位兼职档案员有变动的,请填报更换人员信息及单位意见,加盖单位公章后报送学校档案馆。对于归档中存在的疑难问题,可与档案馆工作人员联系。


联系地址:图书馆东配楼三楼3040档案收集室

联系电话:61179307

Email : hsdag@kangyuan-bio.com


特此通知


附件1:各单位档案归档整理流程.doc

附件2:华北水利水电大学归档文件目录.doc

附件3:华北水利水电大学档案移交目录.doc


         


图书馆(档案馆)

2021年3月30日